Microsoft Office merupakan software/program yang dikeluarkan oleh microsoft yang hanya dapat berjalan pada sistem opersi windows. Sesuai dengan namanya, microsoft office ditujukan untuk aplikasi perkantoran, seperti mengetik, membuat datasheet, database, desain web, dan lain sebagainya.
Sebelum secanggih sekarang ini microsoft office telah banyak mengalami perubahan. Pertama kali microsoft telah mengeluarkan produk aplikasi sejenis yang dinamakan “lotus” yang berbasis dos. Selanjutnya migrasi sistem operasi dari dos/tekt ke
sistem opersi windows yang sudah berbasis GUI (Grafikal User Interface) juga diikuti dengan dikeluarkannya microsoft office. Microsoft Office yang pertama adalah microsoft office 97. Selanjutnya berkembang menjadi microsoft office 2000, kemudian microsoft office Xp. Dan yang terakhir sekarang ini adalah Microsoft Office System. Perkembangan microsoft office ini terdapat pada perbaikan dan penambahan fasilitas atau features yang terdapat didalam Microsoft Office. Disamping perkembangan ini juga untuk menyesuaikan dengan perkembangan system operasi, seperti contohnya Microsoft Office System hanya dapat berjalan pada sistem operasi Windows Xp.
Persiapan Awal
Pada modul ini penulis menggunakan Microsoft Office Xp dan Sistem operasi menggunakan Microsoft Windows Xp Profesional Sp 1. Pada prinsipnya prosedur menginstal microsoft office jenis yang lain pada sistem operasi windows yang lain adalah sama. Hanya saja yang harus diperhatikan adalah requirement (kebutuhan) untuk jenis office tersebut. Sebagai contoh :
Ø Microsoft Office Xp requirement :
· Microsoft Windows 98/98se/ME/XP
· Free Space minimum 400 Mbyte
· Pentium II
· CD ROM 4x
· Dan lain sebagainya
Keterangan seperti yang diatas terdapat pada cover CD ataupun dengan membaca file “readme.txt” ataupun file sejenis yang terdapat dalam CD. Hal-hal tersebut diatas harus dipenuhi agar microsoft office dapat diinstall ataupun dapat berjalan dengan baik.
Instalasi Microsoft Office
Untuk menginstal microsoft Office dapat dilakukan dengan menjalankan CD software microsoft office melalui CD-ROM, ataupun dari master program yang terdapat pada Hardisk apabila anda menyimpannya.
Langkah-langkah menginstal Microsoft Office Xp :
Menjalankan Setup file
Ø Instal dari CD-ROM :
Masukkan CD program Microsoft Office XP kedalam CD_ROM, apabila CD-ROM anda diseting auto maka secara otomatis CD akan dijalankan dan akan muncul tampilan seperti gambar 2.1, pilihlah setup. Apabila tidak auto run maka anda dapat dilakukan dengan klik Start >Run, maka akan muncul tampilan seperti gambar 2.2.
Gambar 2.2 Menjalankan Setup.exe
Selanjutnya klik Browse, cari drive CD-ROM anda, kemudian pilih setup, terakhir klik open atau klik ganda pada file setup, seperti terlihat pada gambar 2.3.
Gambar 2.3 Browse
Ø Instal dari Master program di Hardisk
Menginstal dari hardisk caranya sama dengan diatas, yaitu klik Start > run >Browse, kemudian cari lokasi master program Microsoft Office pada hardisk anda, selanjutnya pilih file “setup.exe” kemudian klik open. Cara lainnya anda dapat melakukan melalui explore, cari master office anda kemudian pilih setup.
- Memasukkan Serial nomor atau CD Key
Ketika anda menjalankan “setup file” maka proses install akan berjalan, selanjutnya muncul tampilan seperti gambar 2.4, dimana anda diminta untuk memasukkan User name, Initials, Organization dan serial nomor atau CD key. Isikanlah data-data yang diminta pada kolom yang dimaksud. Masukkan serial nomor yang terdapat pada cover CD Microsoft office anda. Proses tidak akan berjalan apabila anda salah memasukkan serial nomor. Setelah data yang diminta lengkap kemudian tekan “next”.
Gambar 2.4 Memasukkan serial nomor
3. Persetujuan Lisensi
Pada bagian ini dijelaskan tentang persetujuan lisensi, seperti terlihat pada gambar 2.5. Apabila anda setuju berilah tanda cek-bok pada “I accept term in the License Agreement”. Kemudian klik “nekt” dan proses dilanjutkan.
Gambar 2.5 License agreement
- Pilihan type install
Pada bagian Anda diberikan pilihan atau option seperti terlihat pada gambar 2.6, yaitu :
o Install Now : office akan diinstall dengan seting default termasuk komponen yang sering digunakan.
o Complete : office akan diinstal secara komplit (seluruh features akan diinstal).
o Custom : Anda memilih sendiri feature yang anda perlukan atau yang ingin anda aktifkan.
o Install to : Pilihan tempat dimana anda ingin menginstall microsoft office Xp (sebaiknya dibiarkan saja, yaitu di folder C:\Program Files\Microsoft Office\)
Apabila memilih pilihan Install Now atau Complete maka proses instal akan langsung dijalankan. Apabila anda memilih pilihan custom maka ikutilah langkah no.5.
Gambar 2.6 Pilihan Type Install
- Pilihan aplikasi
Pada bagian ini anda diminta untuk memilih jenis aplikasi yang akan diinstal sepert microsoft word, microsoft ecxel, microsoft power point, microsot outlook, dan lainnya, seperti terlihat pada gambar 2.7. Isilah “tanda cek bok” pada aplikasi yang ingin anda instal. Disamping itu juga terdapat pilihan :
o Install applications with the typical options, yaitu office akan memilih secara otomatis features yang sering digunakan sesuai dengan jenis aplikasi yang dipilih.
o Choose detailed installation options for each applications, yaitu kita menentukan sendiri features yang diperlukan sesuai dengan aplikasi yang dipilih
Apabila dipilih pilihan “Install applications with the typical options” maka proses install langsung dilakukan. Apabila memilih option yang kedua maka ikutilah langkah no.6.
Gambar 2.7 Pilihan aplikasi yang ingin diaktifkan
- Pilihan Features yang ingin diaktifkan
Pada bagian ini anda akan diminta memilih sendiri feature yang ingin anda aktifkan, seperti terlihat pada gambar 2.8. Klik features yang ingin anda aktifkan kemudian akan mucul “kotak dialog“ seperti terlihat pada gambar2.9, yaitu pilihan:
o Run from my computer, yaitu feature tersebut akan diinstal kedalam komputer sehingga feature tersebut siap digunakan.
o Run all from my computer, yaitu seluruh feature yang ada dalam folder tersebut akan diinstal kedalam komputer.
o Installed on first use, yaitu feeture tersebut akan diinstal pada saat penggunaan pertama kali, sehingga apabila feature tersebut digunakan maka office secara otomatis akan menjalankan proses instal sendiri, dan meminta anda memasukkan CD master program microsoft office kedalam CD
o Not Available, yaitu feature tersebut tidak akan diinstal kedalam komputer.
Pada bagian bawah juga dijelaskan tentang ruang hardisk yang dibutuhkan dan kapasitas hardisk yang tersedia di komputer anda. Jadi sebaiknya installah feature yang benar-benar anda perlukan untuk menghemat ruang hardisk. Sebagai contoh pada gambar 2.8 feature Office Assistant yang merupakan sub folder dari Office Shared Features diinstal kedalam komputer. Dan feature equation editor (feature untuk membuat rumus matematika dalam microsoft word) pada Office Tools diinstal kedalam komputer, seperti terlihat pada gambar 3.0. Selanjutnya klik “nekt” dan proses dilakukan.
Gambar 2.8 Features yang tersedia
Gambar 2.9 Pengaktifan Features Office Assistant
Gambar 3.0 Pengaktifan feature equation Editor
- Proses Install
Pada bagian ini ditunjukkan bahwa proses instal siap dilakukan disertai informasi aplikasi yang diinstal, kapasitas harddisk yang dibutuhkan, dan kapasitas harddisk yang tersedia, seperti yang terlihat pada gambar 3.1. Selanjutnya klik install untuk menginstal.
Gambar 3.1 Setup siap melakukan instal
Selanjutnya proses instal akan dilaksanakan seperti terlihat pada gambar 3.2. Sebaiknya tidak menjalankan program lain pada saat proses instal agar tidak memberatkan kerja komputer karena dapat mengakibatkan “hang” khususnya pada komputer dengan kecepatan yang rendah.
Gambar 3.2 Proses Instal
- Proses Instal Selesai
Pada saat instal office selesai windows akan menampilkan pesan bahwa instal berhasil dengan sukses apabila anda menginstal dengan benar, seperti terlihat pada gambar 3.3. Apabila anda menginstal pada windows 98 atau 98se maka windows akan meminta anda untuk “merestart” komputer. Restartlah komputer anda dan proses instal telah berhasil.
Gambar 3.3 Instal Microsoft Office Xp berhasil
Men-setting Software
Pengaturan/penyetingan disini dilakukan untuk merapikan tampilan “shortcut”, merapikan tampilan toolbar microsoft office, dan memunculkan features yang diinstal pada toolbar.
Merapikan Shortcut pada Start Menu
Ketika proses instal selesai maka secara otomatis shortcut aplikasi office yang diinstal akan masuk kedalam start menu (office Xp dan office 2000 sedang office system sudah rapi), seperti terlihat pada gambar 3.4. Buatkan folder tersendiri pada start menu untuk aplikasi office, seperti yang terlihat pada gambar 3.5.
Mengatur tampilan Microsoft Word
Pada bagian ini akan dijelaskan cara menampilkan shortcut features yang telah diinstal pada toolbar, khususnya pada microsoft word, disamping juga melakukan setting lainnya. Ketika anda menjalankan microsoft word maka akan tampak seperti gambar 3.6.
Gambar 3.6 Tampilan microsoft word
Hilangkan tanda “cek bok” pada Show at startup atau bagian yang ditunjuk garis merah gambar diatas untuk tidak menampilkan jendela tersebut pada saat anda menjalankan microsoft word berikutnya.
Menampilkan Garis Margin
Untuk menampilkan garis margin ikutilah langkah berikut. Klik Tool > Options, maka akan tampil jendela windows seperti terlihat pada gambar 3.7. Pada tab view berilah tanda “cek bok” pada pilihan text boundaries, maka garis margin akan ditampilkan, seperti terlihat pada gambar 3.9. Pada jendela option ini adalah tempat untuk mengatur microsoft office. Contohnya untuk menentukan “folder simpan” default diatur pada tab File Locations. Disamping itu masih banyak lagi contohnya, untuk lebih jelas silakan mencoba-coba sendiri.
Gambar 3.7 Jendela Options
Menampilkan shortcut features pada toolbar
Features atau fasilitas yang terdapat pada microsoft office dapat ditampilkan ataupun tidak. Sebagai contoh pada microsoft word, klik Tool >Customize, maka akan tampil jendela seperti tampak pada gambar 3.8.
Gambar 3.8 Mengaktifkan features
Membuat shortcut pada toolbar untuk features yang lain dapat dilakukan melalui Tab Commands. Klik dan drag (geser) feature yang diinginkan kemudian tempatkan pada toolbar, seperti yang terlihat pada gambar 3.9.
Gambar 3.9 Membuat shortcut features pada toolbar
Cara lain dapat dilakukan dengan cara klik tanda panah pada toolbar paling kanan, seperti terlihat pada gambar 4.0. Selanjutnya pilih Add or Remove buttons >Formatting > kemudian beri tanda “cek bok” pada button yang ingin diaktifkan.
Menghapus Software
Untuk menghapus, menambahkan features baru yang belum diinstall, dan memperbaiki microsoft office dapat dilakukan dengan berbagai cara. Cara pertama yaitu melalui control panel. Klik Start >Settings > Control Panel > kemudian klik ganda Add or Remove Program sehingga tampil jendela seperti terlihat pada gambar 4.1. Pada Add or Remove Program klik “Microsoft Office Xp Profesional with FrontPage” kemudian klik Add/Remove maka akan tampail jendela seperti tampak pada gambar 4.2. Terdapat tiga pilihan “radio button” pada jendela tersebut, yaitu :
o Add or Remove Features – changes which features are installed or remove specific features, yaitu untuk menambah ataupun menghilangkan features yang terdapat pada microsoft office (perhatikan kapasitas harddisk jika anda ingin menambahkan features.
o Repair Office – Restore your Microsoft Office XP Professional with FrontPage Installation to its originaly state, yaitu pilihan ini untuk memperbaiki microsoft office apabila terjadi kerusakan atau mengembalikan ke keadaan aslinya.
o Uninstall Offices – Remove Microsoft Office XP Professional with FrontPage from this computer, yaitu menghapus microsoft office dari computer anda.
Gambar 4.2 Perawatan microsoft office
Cara kedua dapat dilakukan dengan menjalankan file “setup.exe” baik dari CD-ROM ataupun dari master program office yang ada di harddisk anda. Selanjutnya akan muncul tampilan seperti gambar 4.2. Pilih salah satu option yang ingin anda jalankan, kemudian klik nekt. Selanjutnya akan muncul jendela dialog sesuai dengan option yang anda pilih. Ikutilah petunjuk yang diberikan, dan lakukanlah booting apabila diminta oleh windows.
